É assim que uso o Gmail ;)

1. Caixa de entrada principal (inbox): somente o que preciso fazer ou responder, as demandas pendentes
2. Adiados (snoozed): esta tudo que aguardo uma resposta, ou preciso ser lembrado mais tarde
3. Marcadores (label): são as atividades, para eu fazer dentro dos meus blocos de tempo focados. Explico neste link
4. Todos emails (All Mail): meu arquivo para consultar tudo que já foi feito.
5. 0 plugins, labs, somente recursos nativos do Gmail.
6. Muito simples de configurar no seu GMail.

Como eu uso na prática?

1. Ao receber email na minha caixa principal:
1. Se for algo fácil de fazer (entre 5~10min), executo atividade, respondo o email e ...
1. Se preciso acompanhar, ou espero por uma resposta até o dia x, utilizo o suspender, informo até quando quero aguardar. Caso não receba a resposta até o dia informado, o email volta para minha caixa de entrada, para que, eu faça algo.
2. Se não preciso acompanhar, click em enviar e arquivar . 

1. Se precisarei de mais tempo para fazer, executar atividade e não tenho tempo agora...
1. Simplesmente já reservo um período em minha agenda para executar atividade, click nos três pontos , criar evento.
2. Ou associo á um marcador, para fazer em dos meus blocos de tempo . Explico sobre os blocos de tempo em minha agenda, neste link.

1. Se eu precisar somente ser lembrado em uma determinada data, para fazer algo...
1. Utilizo novamente o suspender , informo quando quero ser lembrado.

1. Se for uma promoção, ou qualquer outro remetente irrelevante para minhas atividades...
1. Se não quero mais receber emails daquele remetente, busco por unsubscribe no corpo ou cabeçalho para sair da lista. Ou, apenas marco como spam 
2. Se quero continuar recebendo, arrasto o email para aba promoções, e confirmo para entregar todos lá, a partir deste momento.

1. Ao criar um novo email e enviar... Se precisarei acompanhar, ou esperar a resposta até o dia xxx:
1. Após enviar o email, Click em Enviados , seleciono o email e suspendo 
2. No dia informado, o email aparecerá em sua caixa de entrada. Caso não tenha recebido a resposta ainda ;)

Interessou? veja como configurar o seu Gmail

1. Abas: Configurações, Configurar caixa de entrada, selecione: Principal, Social e Promoções. Salvar
2. Enviar e Arquivar: Configurações, configurações, Geral, Enviar e arquivar, selecione: Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta. Salvar
3. Marcadores: Configurações, configurações, Marcadores, mostrar apenas: Adiados, Enviados, Rascunhos e Todos os emails.
4. Conversa: Configurações, configurações, Geral, Enviar e arquivar, selecione: Visualização de conversas ativada. Salvar. Explico e mostro a diferença neste link.

Como "limpei minha caixa de entrada" sem perder nada!

1. Arquivei tudo que estava em minhacaixa de entrada
2. Em seguida, retornei para caixa de entrada somente o que eu precisava fazer. Depois, selecionei os email, em que eu aguardava uma resposta, e cliquei no suspender .

1. Na prática:
1. Caixa de entrada:
1. Click em selecionar, depois click em Selecionar todas as xxx conversas em entrada.
2. Click em Arquivar  e confirme.
3. Todas suas mensagens foram para "Todos os emails"
2. Em "Todos os emails":
1. Aqui os emails estarem agrupados por conversa ajuda muito. Explico e mostro a diferença neste link.
2. Emails que você necessita fazer algo ainda, selecione e click em mover para Caixa de entrada 
3. Emails que aguarda pela resposta de alguém, selecione e click em suspender